我用了10年以上實踐GTD的軟體：Things for Mac/iPad/iPhone

3個平台都要分別付費，但還是很划算！

現代社會中每個人無不過著像陀螺般打轉的生活，在App Store上面待辦事項軟體可說是多如牛毛，作業系統上也都直接內建待辦事項軟體。

軟體開發者如果可以打造一個、幫助使用者好好管理生活工作的應用，消費者肯定願意掏錢的。

《Thing for iPad》就是這類軟體的翹楚，要價19.99美元的iPad軟體，而且還不是遊戲，想必大部分的iPad玩家都不會選擇這個軟體。但這卻是我用過最好用的GTD軟體，也是我最不能或缺的iPad軟體。但使用這個軟體之前，還得先學習GTD觀念才行。

而且在2025年的今天，用了《Thing for iPad》依然還是一套買斷制的軟體，桌機版49.9美元/iPad 19.9美元/iPhone 9.9美元。我當然是3款全買，痛過一次後到現在已經十年有了，依然好用而且不用付額外訂閱費用，包括雲端同步功能。

Things軟體乘載的是一套工作方法論GTD （Getting Things Done），可說是一種管理生活工作的哲學。

GTD工作系統第一個原則 - 腦袋用來發想、不是用來記事情

GTD最重要的觀念就是 - 腦袋是要用來思考，不是用來記待辦事項，因此所有要做的事情，全部都該一項一項列舉出來，連些微的小事也不要放過。通常人們會列出一百到二百項待事項。

GTD工作系統第二個原則 - 二分鐘原則。

當你面對一件事情的時候，你要立即作出下列判斷：

1.二分鐘內我做得到

2.二分鐘內我做不到

3.無法抉擇。

如果答案是…

(1).的話，那請立即處理，不要放在心上。如果是

(2).的話，請立即列在待辦事項當中，然後繼續做當前最重要的工作。如果是

(3).的話，請列一個「可能會做...」的資料夾，然後寫下來放進去，不要放在心上（再次強調！）。

GTD工作系統第三個原則 - 每天列出真正重要且一定要完成的待辦事項，不要把所有的待辦事項都放在今天。

事實上每個人一天可以完成的待辦事項不會超過十個，自己每天列舉一大堆待辦事項只不過讓自己壓力更大而已，而且會完成地很沒成就感，接著就會放棄使用待辦事項的工具。使用者要衡量自己今日的工作能力以及真正要做的事情，並把精神全神貫注在這幾項事情上面，一旦完成了就會有一種神輕氣爽的暢快感受！

GTD工作系統第四個原則 - 行事曆不等於待辦事項，兩者不要混為一談。

要管理自己的生活，除了待辦事項管理工具以外，還需要配搭一個行事曆。與任何人的約會或任何確定時間要「和人聯絡」的事件都放在行事歷上，但要做什麼工作則放在待辦事項工具上面，嚴禁將要做什麼工作放在行事曆上，一方面難以估計時間，一方面徒增自己的壓力而已。

GTD工作系統第五個原則 - 下一步和什麼時間完成觀念。

除了今日必定要完成的待辦事像以外，我們先把「某個時間必須完成」的工作放在「Scheduled（某個時間必定完成）」的資料夾，剩下所有其他的待辦工作全部都放在「Next（下一步）」的資料夾裡面。

在Things這套軟體裡，最大的力量就在「Scheduled（某個時間必定完成）」的資料夾，例如我下星期三必須完成出版社交付的稿件，我預計星期日開始動筆，星期三必須一定完成，只要我將這個待辦事項移動到「Scheduled（某個時間必定完成）」這個資料夾，Things軟體就會要求我列好「預計開始工作」以及「必須完成時間」的設定，當時間走到星期日的時候，「撰寫出版社」稿件的工作就會出現在「今日待辦事項」的資料夾內。我的腦袋可以盡情放空專心目前的工作，時間一到Things軟體自動會提醒我。

說了這麼多GTD工作系統的好處，接著就讓我們透過Things軟體來體現GTD工作系統的美好囉！

新增待辦事項

Things for iPad 分兩欄設計，最上面是左邊為具有GTD精神的「Today（今日工作）」、「Next（任何時間）」、「Scheduled（即將來到）」、「Someday（將來某天）」資料夾，這四個區塊是GTD工具系統的核心作法，讓我們從新增一個代辦事項來開始：

按下又上角「＋」圖示，即會出現小的視窗，在這個視窗輸入新的待辦事項工作內容，第一欄輸入工作事項、第二欄輸入標籤、第三欄為備註，基本上輸入第一欄就好，其他內容有需要再補即可。

▲當我看的什麼東西想記下來、或者是出現某種想法，我都會先丟到「收件箱」這個位置，之後這個事項再慢慢挪移到左邊的分類中。如果要設定某一天一定要執行的話，就會移到「即將來到」的資料夾內。

▲今天這個資料夾是最嚴格的地方，和某人的約會請寫在行事曆、不可以放在「今天」的資料夾。不是今天一定要做的事情，請不要放在今天的資料夾。所以你看今天的資料夾只有一件事，就是寫電子報。這樣才能讓自己專注在重要的事情上。

▲即將來到這個資料夾的威力，在於你設定某個待辦事項在某天的時候，到了那天待辦事項就會出現在「今天」資料夾，你就可以很放心的專注在哪些重要且優先的事情上。例如我答應宗唐明天以前要把文章改好、答應小華要確認某個WordPress的插件取消訂閱，那我就設定在明天，這樣我今天就可以專注在寫電子報上面。

▲「任何時間」這個資料夾可以看做我人生所有要做的事情全部放在這裡，當我每天最重要的事情做完了後，我就會到這裡看要做什麼事情做。如果看到某個事情應該在哪一天必須做，那我就會拉到「即將來到」中，例如暑假回台北的時候我要帶女兒去吃冰，那我就可以把「帶小吃8%冰」拉到明年的暑假時間。

多說一句，有時候要固定巡一下「收件箱」和「任何時間」的資料夾，有的待辦事項已經完成了但沒勾、有的已經不需要做了，都記得要清理。

最後左下角有一堆各地去玩的分類，那是我經常在滑手機的時候看到什麼就存下來，這樣的做法特別方便，不然常常看到什麼好吃好玩可以做的事情，結果過了一段時間要再回頭找都找不到了！

我有一個食譜的分類，就是經常在滑臉書和Youtube看到、覺得自己可以做的就趕快存到這裡來，遇到我要煮晚餐的日子時，有時間可以學一道新菜的時候就可以直接檢索，不用再急急忙忙找了、而且都是自己能做想做的，這就是Things+GTD的強大之處！